목차

 저자 특별서문
김경섭 해제
이 책을 어떻게 읽을 것인가?

1부. 업무관리와 시간관리의 기본도구
01. 가차없는 서류정리: 경영자들은 책상을 어떻게 깨끗하게 하는가?
-TRAF(버전처파): 깨끗한 책상을 만들기 위한 4가지 분류작업
-TRAF(버전처파)의 장애요소 제거하기
-후속조치와 사후확인: 시간벌기의 기본
-최고경영자들에게 묻는다

02. e-메일의 무질서 극복하기
-e-메일 과잉으로부터 해방되기: CEO들의 전략과 전술
-e-메일 딜레마: e-메일과 직접 접촉 간의 균형 취하기
-IBM 루이스 거스너의 e-메일 활용기
-e-메일 마무리

2부. 성공의 도구: 성공하는 경영자들은 해야 할 일 리스트, 일정표/플래너, 전화, 디지털기술을 통해 어떻게 업무관리를 하는가
03. 해야 할 일 리스트: 핵심 시간관리 도구
-25,000달러짜리 해야 할일 리스트
-CEO들이 사용하는 3가지 유형의 해야 할 일 리스트

04. 일정표/플래너 기술
-'모든 것을 한꺼번에 관리할 수 있는' 도구 선택하기
-기본기능만 갖춘 플래너와 포괄적 기능을 갖춘 플래너
-종이인가/디지털인가? 뜨거운 논쟁
-일정표/플래너를 효과적으로 사용하는 4가지 간편한 방법

05. '캡쳐북': 재미있는 잡기장
-모든 정보를 기록하는 '캡쳐북'
-변형된 형태의 '캡쳐북"

06. 경영자들이 효과적으로 일하게 하는 첨단기술
-첨단기술 매니아
-가상회의
-기타 경영자들의 첨단기술 활용전략

07. CEO들의 전화활용법: 최고 경영자들은 어떻게 전화를 강력한 도구로 만드는가?
-전략적인 전화 활용법

3부. CEO들의 시간관리와 업무관리
08. 체계적으로 일하는 경영자의 하루
-최고 경영자들은 시간을 어떻게 변통하고 있을까?
-나만의 시간 확보 전략
-체크리스트 해법: CEO들이 하루를 보내는 방법
-시간에 대한 인식을 바꾼다: '10분 비법' 마스터하기
-성공을 위한 조언: 형식에 구애받지 않고 시간을 관리하는 기술

09. 현명하게 일하기
-생산성 증대 방법
-팀 차원의 시간절약방법
-기타 9가지 시간절약방법과 최우수 사례
-생산성이 가장 높은 시간대 찾기

10. 잘못된 믿음 - 다중작업: CEO들은 다중작업을 하지 않는다
-CEO들은 한 가지 일에 집중한다
-집중력을 높이는 방법

11. 우선업무 관리하기
-전술적 우선순위: 여러 가지 해야 할 일 관리하기
-전략적 우선순위: 타당한 일에 집중하기
-우선순위 4상한
-CEO 따라하기

12. 효과적인 회의: 최고 경영자의 필수도구
-회의를 효과적으로 운영하기 위한 6가지 기본 원칙
-자신이 개최하지 않은 회의를 생산적으로 만들기
-CEO 따라하기

13. 업무중단(방해) 요소의 이상한 힘
-업무중단(방해)요소에 대한 3가지 대응스타일
-업무중단(방해)요소를 관리하는 방법


4부. 당신의 직장에서 CEO들의 전략 사용하기
14. CEO들의 전략 따르기
-영향력 관리하기
-CEO들의 시간관리 3가지 특징
-CEO 따라하기

9가지 업무/시간 관리 규칙

책 속으로

 1부는 CEO들의 업무·시간 관리를 위해서 사용하는 기본적인 자세와 도구가 무엇인지를 탐구하고 있다.

1장과 2장은CEO들이 수없이 쌓이는 서류와 e-메일을어떻게 관리하고 있는지를 다룬다. 1장은CEO들이 얼마나 가차 없이 서류를 처리하고 있는지를 다양한 사례를 통해서제시한다. 스테파니 윈스턴의 관찰에 따르면 승진을 통해 CEO자리에올라선 사람들의 책상은 한결같이 깨끗하다. 서류가 쌓일 시간이 없이 모든 의사결정을 신속하게 내려 일을처리하기 때문이다. 저자의 관찰에 따르면 한 장의 서류가 미결함에 들어와서 나가기까지 평균적으로 딱 10분 걸렸다. 그들은 일을 질질 끌지 않는다. 서류처리도 거의 ‘병적 수준’일 정도이다. 이것이 스테파니 윈스턴이밝혀낸 ‘CEO의 업무/시간 관리 규칙1:모든 서류와 e-메일을 직접, 혹은 비서를 시켜가차없이 처리한다’이다. CEO들은 서류를 처리함에 있어서 스테파니 윈스턴이 TRAF(버전처파)라고 명명한 4가지결정을 하고 있었다. 이 방식은 서류처리와 관련하여 고려할 수 있는 행동을 결정하게 해주는 템플릿의역할을 한다.

버린다(Toss)

전달한다(Refer, 이를테면 다른 사람에게넘겨주던지 토의한다)

처리한다(Act on)

파일한다(File)

버전처파와 관련하여CEO들이 사용하는 전략은 두 가지로 대변된다. 즉,CEO들은 자기 앞에 놓인 일들에 대해 마치 모자이크를 만들 때 작은 조각을 하나씩 붙여가듯이 그 일에 철저하게 집중하며, 각각의 사안에 대해 추후 수정을 하는 한이 있어도 신속하게 의사결정을 내린다.저자는 이와 같은 신속한 의사결정 특징을 CEO의 업무/시간 관리 행동 규칙2: 나중에 고치는 한이 있어도 신속하게 결정을 내린다’라고 규정한다.  한편, CEO들은 신속한 의사결정을 내리는 특징만큼이나각 결정에 대한 철저한 후속조치와 사후관리 특징을 보이고 있다. 저자에 따르면 이러한 특징이 CEO의 업무/시간 관리 행동규칙3: 확실한 후속조치를 취한다’이다. 이어 저자는CEO들의확실한 후속조치를 취하기 위해서 해야 할 일을 상기시키는 다양한 장치와 도구, 그 사용방법을 제시한다. 

2장은 CEO들이 e-메일과 관련된 딜레마를 어떻게 해결하고 있는지를 다룬다. e-메일과관련하여 가장 중요한 이슈는 “무엇을 어떻게 써야 하는가?” “e-메일의신속성/전파성의 속성으로 인한 예기치 않은 결과”이다. 스테파니 윈스턴에 따르면CEO들은 서류를 처리할 때처럼 e-메일에 대해서도 TRAF(버전처파)를 실시하고 있다. 대다수 경영자들은 상황에 따라 e-메일과 전화들을 통한 직접적인 접촉을 전략적으로 구별해서 사용하고 있었다.저자는 이것을 ‘CEO의 업무/시간 관리 행동 규칙4: 직접접촉이 더 효율적일 때는 결코 e-메일을 사용하지 않는다’로규정한다.

CEO에게서 배우는 e-메일 규칙 5가지

1. 수신자숫자를 줄이기 위해 이렇게 자문하라. 만일 이 정보를 복사해서 편지봉투에 넣고 우표를 붙여서 우송해야한다면, 수신자 명단에 누구를 포함시키겠는가?

2. 언론인들의습관을 따르라. 상단에 제목을 먼저 제시하고, 그 다음에세부적인 내용을 붙여라.

3. 동일한사안에 대해 e-메일을 여러 차례 주고받을 때는 상단에 그 때까지의 내용을 요약/설명하라.

4. ‘한화면을 넘어서지 않는’ 규칙을 정해라. 모든 메시지는 한 화면에 들어가야 한다. 한 화면이 넘어가면, 첨부파일로 보내라.

5. 가능하면제목에 전체 메시지를 전달해라. ‘목요일 오후 3시 회의’ ‘목, 금 시카고 출장’ ‘시간이 날 때 지난 달 마케팅 스프레드시트 인쇄 요망’이라는 식으로 제목을 붙여라.

2부는 구체적으로 CEO들이업무·시간 관리를 위해서 어떤 도구를 사용하고 있는지를 상세하게 소개한다.

3장은 CEO들이 시간관리를 위해서 사용하는 핵심도구인 ‘해야 할 일 리스트’를 다룬다. 최고경영자들이 자신만의 다양한 필요와 업무 스타일에 따라 사용하고 있는, 포스트잇이나 색인카드 등에 몇가지 사항만 기록하는 간단한 유형에서 일일/주간단위로 빼곡하게 채워져 있는 상세한 리스트, 그리고 대략 일일 단위로 작성되는 간단한 리스트 등 세 가지 유형을 소개하고 그것의 사용법을 제시한다.

25,000달러짜리 해야 할 일 리스트

20세기 초 베들레헴 철강회사를 설립했던 찰스 슈왑에게아이비 리Ivy Lee라는 사람이 접근했다. PR분야의 선구자이자대단한 활동가였던 리는 이렇게 말했다. “슈왑씨, 당신에게간단한 시간관리 기법을 알려주겠습니다. 그 방법을 3달 동안사용해보고 가치가 있다고 생각되면 내게 당신이 적당하다고 생각하는 금액만큼 수표를 보내주십시오. 만일전혀 가치가 없으면 아무 것도 보내지 않아도 됩니다.” 3개월후, 슈왑은 리에게 25,000달러짜리 수표를 보냈다. 1달러가 온전하게 1달러의 가치를 갖고 있을 때의 이야기이다. 아이비 리의 25,000달러짜리 시간관리 비법은 무엇이었을까? 그것은 아주 간단했다.

1. 매일 처리해야 할 업무의 리스트를 만든다(약 10개 정도).

2. 우선순위를 정해 각 업무에 1-10까지의 순서를 매긴다.

3. 1부터 시작해서 차례로 업무를 처리한다.

4. 업무를 끝내지 못한다고 해도 초조해하지 않는다. 우선순위에 따라 일을 처리하고남

   은 일은 다음날 처리한다.

4장은 CEO들의일정을 관리해주는 일정표/플래너 활용을 다룬다. 최고 경영자들에게일정표는 단순한 일정표가 아니라 ‘행동의 중심’으로서, 그들의 생산성을 지켜주는 도구이다. 일정표/플래너와 관련하여 CEO들은 다음의 4가지 원칙에 따라 행동한다.

　　1. 자신에게 가장 효과적인 일정표/플래너를 선택한다.

　　2. 모든 후속조치와 업무를 발생하는 대로 기록한다.

　　3. 매일 일정표/플래너를 성실하게 확인한다.

　　4. 일정표/플래너에 있는 일정에 따라 행동한다.

5장은 CEO들이 대단히 많이 활용하고 있는 잡기장에 대해 다룬다. 잡기장은 생각이 떠오를 때마다 그것을 포착하여 기록하는 평범한 수첩인데, 소위‘기억 처리장’이라고 할 수 있다. 스테파니 윈스턴의 관찰에 따르면 최고 경영자들은 한 권의 잡기장에 중요한 아이디어와 특별한 생각을 기록한다. 그들에게 잡기장은 ‘아이디어북’의역할을 한다.

6장은 최고 경영자들이 효과적으로 일할 수 있게 하는 첨단기술을다룬다. 화상회의, 컨퍼런스콜, 인스턴트 메시징, PDA 등 최고 경영자들의첨단기술 활용 전략을 다룬다.

7장은 최고 경영자들이 전화를 어떻게 강력한 경영 도구로 만드는지를 보여준다. 스테파니가 직접 최고 경영자들을 대상으로 한 인터뷰에 따르면 최고 경영자들에게는 전화가 가장 중요한 도구이다. 그리고 그들은 전화와 관련하여 두 가지 전략을 사용하고 있었다. 하나는반드시 회신전화를 하는 것이고, 또 하나는 보이스 메일을 이용하는 것이다. 저자에 따르면 대다수 최고 경영자들은 늦어도 24~48시간 안에반드시 회신전화를 하고 있었다. 이것은 의사결정을 생명처럼중요하게 생각하는 경영자들의 마음가짐을 단적으로 보여주는 그들만의 특징이다. 회신전화가 그들을 신뢰할만한사람으로 만들었다. 그리고 그것이 그들을 정상의 자리로 올라갈 수 있게 한 힘이 되기도 했다. 신속한 회신전화를 의무라고 생각하는 CEO들의 행동특징을 스테파니는  ‘CEO의 업무/시간 관리 행동규칙5: 모든 전화에 대해, 직접 혹은 직원을 통해 24시간 이내에 회신전화를 해준다’로 규정한다.

3부는 CEO들이구체적으로 어떻게 시간과 업무관리를 하고 있는지를 보여준다.

8장은 최고 경영자들의 시간관리 전략을 다룬다. 대부분의 사람들은 자신이 시간을 통제함으로써, 하루를 조직할 수있다고 생각하는데 반해, 스테파니의 관찰에 따르면 최고 경영자들은 기본적으로 시간은 대체할 수 있는것으로 생각하고 있었다. 그들은 시간을 통제하기 보다는, 오히려일정의 가변성을 받아들이고 그 속에서 자신이 할 수 있는 일을 통제하는데 집중한다. 스테파니는 이것을‘CEO의 업무/시간 관리 행동 규칙6: 일정의 가변성을 통제하려 하기보다는 관리함으로써 힘과 생산성을 얻는다’로 규정한다. CEO들은 우선업무를 처리하기 위해 자신만의 시간을 갖는다. 스테파니는 이것을 ‘CEO의 업무/시간 관리 규칙7:매일 자신만의 시간을 1시간씩 갖는다’로 규정한다. 경영자들은 하루의 일상을 기능과 내용 면에서 몇 가지체크포인트를 정해서 탄력적으로 운용하고 있었다. 그리고 반복되는 업무의 경우에는 따로 시간을 내지않고하루 중 분산하여 조금씩 처리하고 있었다. 이것이 ‘CEO의 업무/시간 관리 행동 규칙8: 반복되는 일상업무는 시간을 정하지 않고 분산하여 처리한다’이다.

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9장은 CEO들의시간절약과 생산성 증대 방법을 다룬다.  

최고경영자들의 8가지 생산성 증대 방법

1. 자투리시간을 활용한다

2. 전날 밤에 다음 날 아침을 미리 준비한다

3. 금요일에 다음 월요일을 준비한다

4. 간단한 업무를 찾아 즉시 처리한다

5. 사전에 계획한다

6. 글을 쓸 때는 카드 게임을 하듯이 한다

7. 정보수집망을 넓힌다

8. 작은 습관개선으로 생산적인 시간을 만든다

10장은 다중작업에 대한 허상을 다룬다. 외부인들이 생각하듯이 최고 경영자들은 다중작업을 하지 않는다. 사실이것은 다소 의외로 들릴 것이다. 왜냐하면 광속으로 변하는 작금의 현실에서 동시에 몇 가지 일을 처리하는다중작업이 CEO들의 업무 스타일이라고 생각하는 것은 아주 자연스러운 일이기 때문이다. 스테파니의 관찰을 통해서 우리는 그 동안 잘 몰랐던 경영자들의 단면과 마주치게 된다. 그들의 시간관리 방식은 우리의 예상을 벗어나고 있는데, 그들이 마치다중작업을 하는 것처럼 인식된다면 그 이유는 그들의 일 처리 방식이 고도의 집중력을 보이고 있기 때문이다. 그들은짧은 시간에 고도로 집중해서 단시간에 일을 처리한다. 

11장은 CEO들이 어떻게 우선순위에 따라 업무를 처리하는지 그전략과 전술을 제시한다. 최고 경영자들은 우선순위 리스트를 작성하고,위임할 수 있는 일은 위임하며, 자신의 능률이 가장 높은 시간대를 찾아내어 최우선 업무를처리하고 있다. CEO들은 장기적인 목표를 달성하기 위해 사용하는 3가지기준에 따라 우선순위를 결정한다. 그들은 ‘직접적인 이익, 핵심 어젠더, 설정된 목표’에따라 행동하고, 시간을 관리한다. 11장은 우선순위를 설정하는방법과 우선순위가 서로 충돌할 때 사용할 수 있는 우선순위 컴퍼스 활용법도 아울러 제시한다.

12장은 CEO들이회의를 어떻게 강력한 경영도구로 활용하고 있는지를 다룬다. 대부분의 사람들에게 회의는 아무런 결과도가져오지 않는 단순한 시간낭비로서 간주된다. 심지어, 경영의대가 피터 드러커도 회의에 대해 ‘무능한 조직에 대한 양보’라고 말한 바 있다. 하지만, 최고 경영자들의 인식을 그것과 다르다. 그들은 회의 그 자체를 시간낭비라고간주하지 않는다. 인텔의 전 회장 앤드류 그로브는 “회의는 경영활동의 기회를 제공한다. 회의는 경영의 필수적인 수단이다. 회의가 비즈니스에서 가장 큰 시간낭비요소라고말하는 것은 화가에게 캔버스가 가장 큰 시간낭비라고 이야기하는 것과 같다. 왜냐하면 그는 하루 종일캔버스 앞에 서있기 때문이다”라고 말했다. 스테파니는 최고 경영자들은 회의를 ‘씽크탱크’ 수준으로 끌어올리기위해 4가지 전략을 사용하고 있다고 밝힌다.

1. 전략적인 질문을 통해 훌륭한 아이디어를 도출해 낸다.

2. ‘창조적 부조화’를 만들어낸다.

3. 가공되지 않은 사실과 걸러지지 않은 의견을 끌어낸다.

4. 풍부하게 생각한다- 시간에 대해 다른 접근방식을 취한다.

13장은 CEO들의 일하는 행동 특징 또 한 가지 놀라운 점을 다룬다. 그들은 일반인의 믿음과는 달리 찾아오는 사람들을 막지 않고 환영하는 것이 그들의 가장 강력한 경영도구 가운데하나라고 주장한다. 스테파니가 관찰한 바에 따르면 CEO들의하루는 비서와 약속일정을 검토하고, 서류를 처리하며, 회의, 회신전화를 하는 등의 일로 바쁘게 지나간다. 거의 하루가 무질서의연속이다. 계획이 잡힌 회의와 약속시간을 제외한 나머지 시간은 끝없는 업무중단 요소들로 이어진다. 대개의 경우, 우리는 CEO들의하루가 일정으로 꽉 차있고, 직속참모들의 접근도 지극히 제한되어 있을 것이라고 생각한다. 그러나 스테파니의 관찰에 따르면 현실은 그 반대이다. 그들은 우리가흔히 생각하듯이 하루에도 수없이 이어지는 방문과 회의, 전화, 면담요청등으로 인한 업무방해 요소를 사람들과 연결될 수 있는 하나의 실마리, 그들에게 영향력을 행사하고 그들을더욱 많이 일하게 만드는 놀라운 기회로 전환시킨다.  

4부는1~13장까지의 결론, 즉, 그렇다면 각자가처한 환경에서 CEO들의 전략을 어떻게 적용할 것인지를 다룬다.

14장은 CEO들이업무와 시간 관리 측면의 아주 특별한 차원을 다룬다. 스테파니에 따르면 CEO들의 업무/시간 관리는 궁극적으로 ‘영향력 관리’로 귀결된다. 우리대부분은 정해진 우선순위에 관련된 업무를 완수하는데 역점을 두지만, CEO와 CEO가 되려고 하는 사람들은 다른 사람들에게 영향력을 행사하는데 중점을 둔다.영향력 관리를 위한 CEO의 시간관리는 3 가지특징을 갖는다. 첫째, 핵심 어젠더에 기초한 집중적 사고, 둘째, 가차없는 대응, 셋째, 위임한다. 이와 같은 시간관리 전략은 CEO의 행동특징 중 마지막 항목인 ‘CEO의 업무/시간 관리 행동규칙9: 자신의 관심과 에너지를 쏟을 수 있는 프로젝트를 찾아서 생산성을 높인다’를 가능하게 한다.

지금까지 CEO들의업무·시간 관리 이슈에서 개인 생산성, 업무방해요소에 대한 인식, 영향력 관리, 의사결정, 집중력, 목표중심성에 관련된 6가지 측면과 9가지 시간관리 도구를 살펴보았다. 이 책에서 소개하는 성공하는 CEO들은 자신들에게 적합한 실질적인전술과 전략을 통해서 놀라울 정도의 생산성 향상을 보이고 있다. 독자들은 이제 그들이 어떻게 그들에게맞는 도구·전술·전략을 찾아내어 그것을 토대로 자신에게 가장 효과적인 방법을 구축했는지를 알 수 있을 것이다. 그리고 여기서 제시하는 CEO들의 일하는 법칙은 조직에서 성공하고최고의 자리에 오르고자 하는 야심 찬 사람들에게 자신도 그들처럼 업무와 시간을 조직하고 자기자신을 변혁시켜 효율적인 리더로 부상할 수 있게 하는훌륭한 로드맵의 역할을 충분히 할 것이라고 생각한다.

9가지 CEO식업무/시간 관리 규칙

1. 모든 서류와 e-메일은직접 혹은 비서를 시켜 가차 없이 처리한다.

2. 나중에 수정하는 한이 있어도 신속하게 결정을 내린다.

3. 확실한 후속조치는 성공하는 CEO의 일하는 방법의 요체이다. 

4. 직접 접촉이 더 효과적일 때는 e-메일을 사용하지 않는다.           

5. 모든 전화에 대해,직접 혹은 직원을 통해 24시간 이내에 회신전화를 한다.   

6. 하루의 가변성을 억제하려 하기보다는 관리함으로써 힘과생산성을 얻는다.

7. 매일 자신만의 시간을 1시간씩 갖는다.

8. 반복되는 일상 업무는 시간을 정하지 않고 분산해서처리한다.

9. 자신의 관심과 에너지를 쏟을 수 있는 프로젝트를 찾아서생산성을 높인다.